办公OA系统操作手册-沈阳职业技术学院信息化工作处

什么是办公OA系统

办公OA系统即OA，是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。

办公OA系统不仅仅是办公的一种工具，更应该是一种有思想、有模式的懂管理的软件，目前市场上主流的协同办公OA系统就为现代化办公发展注入了强劲的动力，协同办公OA系统是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上，结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。

办公OA系统是一个集内部通讯、信息发布、公文处理、知识管理、辅助办公为一体的协同办公系统。简单来说，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作，摆脱时间和地域的限制，实现电子化协同工作与知识管理。办公OA系统有着强大的自定义功能，能满足用户个性及灵活的需求；数据的三维动态显示，轻松快速决策资源的应用；全部操作是在WEB界面完成，简单易用，界面直观清晰；安全设计贯穿系统全过程，为办公自动化提供保障。

办公OA系统网络环境参数

在程序登录界面下，点击设置图标进入“网络设置”，设置完成保存即可。

具体参数如下：

网络1：内网

IP地址：192.168.100.40

网络2：外网

IP地址：61.161.162.7

帐号为学院职工编号，初始密码为空。

办公OA系统流程快速处理方法

1.进入学院主网站（www.vtcsy.com），选择红框中的“OA系统”图标。

2.在办公OA系统界面输入用户名及密码登录系统（初始密码为空）。

3.登录后系统界面。

4.点击“菜单”，选择“工作流”-“我的工作”，进入工作操作界面。

5.点击“工作名称/文号”进入工作办理状态。

6.工作办理界面。

7.公共附件区，可以“下载”、“阅读”附件，并对附件进行修改，重新上传。

8.正常提交，填写相应内容后，点击“转交下一步”按钮。

9.如有修改意见请点击“退回按钮，并填写退回意见和选择退回人员。

一、OA用户初次使用，如何进行个人基本信息设置?

通过“菜单”-“个人事务”-“控制面板”默认进去的是控制面板主题页面，在这里可以自定义主题、背景图片等，其中“消息提醒窗口弹出方式”只会在经典主题下显示，梦幻灵动主题主题不显示。

1.信息中心设置

信息中心设置中的模块是在经典主题下显示的桌面模块，梦幻灵动主题不显示。

2.菜单快捷组

菜单快捷组设置的相关模块在经典主题下显示。

3.Windows快捷组

Windows快捷组类似浏览器中“收藏”的快捷方式。在Windows快捷组中根据工作需要设置“程序路径”，并添加快捷方式。第一次使用此功能，浏览器需要加载一个插件（通达OA Windows快捷组），此功能目前只在经典主题显示，梦幻灵动主题不显示。

4.页面收藏夹

页面收藏夹类似浏览器中“收藏”的快捷方式，在控制面板中添加收藏地址，然后在经典主题下点开“收藏”（梦幻灵动主题不显示），单击收藏的记录即可打开相应的网站。

5.个人网址

个人网址主要收藏个人常用的网站地址，快捷进入相关网站，该功能在经典主题下显示。

6.个人资料

在这里设置个人相关信息，如性别、工作电话、E-mail等。

7.昵称与头像

在这里设置聊天窗口的头像，和其他人聊天时显示在聊天窗口上。

8.自定义用户组

自定义用户组新建好后在精灵显示，主要是对组内用户群发微讯和邮件。

9.人员关注

人员关注功能类似QQ好友上线提醒功能，可设置我关注人员，还可显示关注我的人员。

10.我的OA账户

这里主要设置别名，别名会在论坛等模块中显示，其次，查看当前账户部分信息。

11.修改OA密码

此功能用来修改个人登录OA的密码，同时系统会记录修改密码的相关记录，包括时间修改时间、修改IP等。

12.安全日志

记录个人登录OA系统的相关信息，如时间、IP等信息。

13.消息推送设置

消息推送设置实现未读微讯，事务提醒转发到Internet邮箱，此功能需开通系统集成邮箱才能正常使用。

14.个人设置向导

此功能主要针对刚刚接触我们OA系统的用户，指导用户一些简单的设置，如设置OA密码、联系方式等。

15.以下是“菜单快捷组”、“Windows快捷组”、“页面收藏夹”在经典主题下的显示效果。

二、如何使用工作流模块进行办理工作?

1．“菜单”-“工作流”-“新建工作”可以进行新建工作。在新建工作界面会显示出有第一步经办权限的所有流程，根据业务需要，选择要办理的流程点击新建即可。新建工作有三种方式，可以直接点击流程名称或者点击后面的快速新建和新建向导。

2．进入工作流办理界面，填写可填字段，确认没有问题后点击转交下一步，点击选择人员，选择下一步的办理人确认即可转交。

3．转交之后，如果发现该流程有问题，对方没有接收的情况下，在“我的工作”-“办结工作”中可以进行收回的操作，如果对方长时间没有进行办理，可以点击“催办”。

4．“我的工作”中可以看到待办的工作，在这里可以对没有办理的工作进行办理，办结工作中可以看到已经办结的工作，关注工作中可以查看到关注的工作，挂起工作中可以看到由于一些原因不能及时办理挂起的工作，委托工作中可以看到委托给其他人的工作。

5．工作查询中，如果没有独立设置权限的话，可以查询到个人经办的工作，如果有查询权限的话，可以查看到权限范围内的流程。

6．工作监控中，如果有权限的话，可以对权限范围内的进行中的流程进行转交、委托、结束删除和催办操作。

7．工作委托可以对工作进行提前委托，设置了委托规则后，在委托时间内，该工作会由被委托人进行办理。

8．工作销毁相当于回收站的功能，删除的流程会先到工作销毁中，再决定是销毁还是还原。

9.流程日志查询，可以查询流程的办理日志，了解流程的流转情况。

三、如何进行工作流的办理与查询?

1．工作流办理

用户登录系统后，在“工作流”-“我的工作”-“待办工作”里面点击“主办”或者“会签”即可进行工作流的办理。

2．工作查询

（1）工作的查询需要用户登录系统在“工作流”-“工作查询”里面进行查询，可根据流程名称、流水号、工作名称/文号、范围进行查询。

（2）同时工作查询还有高级查询和归档查询（对已归档的工作流进行查询）。

注意：高级查询中可以批量删除和结束流程，并且可以导出流程。归档查询是针对归档流程的查询，归档后的流程只能查询，不能做其他的操作，归档工作流可以优化数据库，提高访问速度。

四、如何发布与查看公告通知?

公告通知主要实现单位内部公共告示的作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。

1．发布公告通知

有“公告通知管理”菜单权限，在“行政办公”-“公告通知管理”中，点击“新建公告”可以发布公告信息。

（1）公告通知提供“普通格式”、“MHT格式”和“超级链接”三种格式的公告发布，MHT格式和超级链接无需输入，只要在附件区上传“.mht”格式的文件或输入网络链接即可。

（2）新建公告时的公告通知类型，系统管理员的账号可在“系统管理”-“系统代码设置”-“增加代码”主分类中找到“公告通知类型”，点击“下一级”来增加公告通知的类型。

（3）发布公告通知时，系统管理员的账号可根据选择的公告类型是否需要审批进行发布。在“系统管理”-“行政办公设置”-“公告通知设置”中可以设置公告通知审批类型、最大置顶时间、审批等。

a.发布时需要审批。

b.直接发布。

2．公告管理

“行政办公”-“公告通知管理”的“公告管理”功能，主要是对发布的公告进行修改、删除、终止等操作。

（1）公告需要审批的情况

a.公告已经提交审批或审批通过的，发布者不可以删除或修改，审批人可以终止发布或删除；

b.公告未提交审核，发布者可以删除或修改。

（2）公告不需要审批的情况

a.如果“系统管理”-“行政办公”-“公告通知设置”中公告发布后“可删除或者修改”的开关勾选，发布者可以删除或修改；

b.如果“系统管理”-“行政办公”-“公告通知设置”中公告发布后“可删除或者修改”的开关未勾选，发布者不可以删除或修改。

（3）公告的管理权限

管理范围为本部门（或指定部门）的用户，在公告管理模块，可以管理本部门(或指定部门)的公告，管理范围为全体的用户，在公告管理模块，可以管理全部公告，但删除或修改权限与发布者相同。任何情况下，OA管理员可以删除或修改所有公告。

注：不需审批的公告，任何时候发布人和有管理权限的用户都可以终止公告。需要审批的公告，已经提交审批或者审批通过，发布人和审批人都不能删除、修改、终止公告。

3．公告通知审批

若发布的公告需要审批，则审批人在“行政办公”-“公告通知”审批中，可以看到待审批的公告和已审批的公告，还可以通过点击“查阅情况”查看发布公告以后用户的查阅情况并通过事务提醒的方法提醒未查阅的人员，如果经过修改重新发布的公告则清空查阅情。

4．公告通知的查询、导出

在“行政办公”-“公告通知管理”中的公告查询中，可以通过按照个人设置的条件进行公告通知的查询，并将符合条件的公告进行删除、导出。

5．查看公告通知

（1）在“个人事务”-“公告通知”菜单下可以查看个人有权限的查看的公告，只能查看生效状态的公告。

（2）可以通过按照个人设置的条件进行公告通知的查询。

五、如何使用日程安排？

工作日程安排，即事务安排，只需进行鼠标拖拽，即可完成对工作时间流的规划与设置。支持颜色标注、区分日程类别及紧急程度，可利用时间轴自由调整视图时间段，点击时间标题随意跳转至对应日期，切换工作周，安排工作计划简单快捷。

“日程安排”-“个人事务”下，记录个人的日程安排情况，包括日程、周期性事务、任务等。用事务提醒、手机提醒进行提醒，无需担心忘记日程安排。

1．我的日程

日程可以以日、周、月视图的形式显示在界面上，用户可以直接在视图上直接拖动日程块边框，自由调整日程的开始时间和结束时间。视图中增加周数跳转和年份跳转，可通过拖动时间滑块，设置视图显示时间段。

周视图

月视图

点击“新建”可新建日事务、周事务、月事务和工作日志，也可单击在每日空白处，可直接新建该时间段的日程安排，还可以把鼠标放在当前事务上通过拖拽的方法快速修改当前事务并建立新的事务，而且根据事务的紧急重要程度显示不同的颜色，默认为蓝色。

新建日程中用户可填写事务内容，选择事务类型，单击右侧颜色方块根据需要选择代表颜色。

查询日程界面，可直接查询指定日期、状态、事务类型和内容的日程。

2．周期性事务

用户可以制定周期性事务，并采用事务提醒方式进行提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便用户的使用，点击周期性事务。

注：周期性事务在视图中显示时，不能通过鼠标拖动来修改其开始、结束时间。

新建周期性事务，在周期性事务中添加参与者并定时进行事务提醒，参与者可以在日程查看中查看个人参与的日程、周期性事务。

3．我的任务

用户可建立个人工作任务，并以不同颜色标识其重要性。任务管理界面可一目了然的查看任务状态、完成进度等任务明细，还可以根据今日、明日、更晚任务和更早任务查看任务详情，注：“我的任务”信息仅在月视图中显示。

点击“新建任务”时，可设定该任务的状态，并设定任务优先级，用不同颜色进行标记，可设置任务的起始时间与结束时间，也可以对其进行详细的描述，标注完成情况和工作量。

日程安排查询功能主要实现了对于个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL，并且可根据一定的条件对工作事务、个人事务实现直观的饼状图数据统计。

4．倒计时器

倒计时器与“系统管理/界面设置”中的倒计时设置方法相同。

5．导入导出

可以将日程安排、任务安排导出为Outlook格式或OA日程格式，也可将导出的日程资料导入，为OA的事务数据迁移提供了方便。

6．日程安排查询

在“行政办公”-“日程安排”查询可查看到人员的日程安排和任务安排。日程安排查询可以查看个人有权限查看的人员的日程安排和任务安排，在这里选择日列表进入，权限比较高的角色可以给人员安排工作，单击人名之后的空白处，就可给该人员安排该时间段的日程，如果人员的日程安排类型是个人事务则查询不到。

批量修改的日程和事务可批量修改和删除，日程安排查询中也能显示人员的任务，并显示该任务从何时开始，将于何时结束。

日程安排查询的默认权限分配是：高角色的可以查看低角色的，角色的高低以角色序号大小来定义，序号越小，权限越大。如果要设置某人具有特殊的能查看其他人的日程安排，则在系统管理->组织机构设置->用户管理->按模块设置管理范围->日程安排查询。

六、如何使用移动客户端精灵？

办公OA系统移动客户端支持苹果iOS和谷歌Android两大移动平台，主要提供电子邮件、公告通知、日程安排、工作流、个人文件柜、工作日志、微讯等功能模块。借助数据中心支持，与OA模块及IM模块保持信息同步，方便教职工使用不同手机、平板电脑等移动终端设备进行移动化办公，同时可随时切换不同设备，查看消息历史纪录，Android版还可支持后台离线推送和附件、图片上传功能。

1.安装方法

（1）苹果iOS平台

在App Store中搜索“通达OA精灵2013+”，点击“获取”安装即可。